Order Management System: Manfaat, Fitur dan Cara Kerjanya
Order Management System sering kali menjadi titik kritis dalam perjalanan bisnis, terutama bagi perusahaan yang bergelut di dunia penjualan online maupun offline. Tanpa sistem yang terintegrasi, perusahaan rentan menghadapi masalah seperti pesanan yang salah kirim, stok yang tidak akurat, keterlambatan pengiriman, hingga menurunnya kepuasan pelanggan. Situasi ini tidak hanya menambah biaya operasional akibat retur dan komplain, tetapi juga bisa merusak reputasi bisnis di mata konsumen yang kini semakin menuntut kecepatan serta ketepatan layanan.
Sebagai solusinya, Order Management System hadir untuk menyatukan seluruh proses terkait pesanan dalam satu platform terpusat. Dengan teknologi ini, perusahaan dapat memantau status pesanan secara real-time, mengelola stok dengan akurat, serta mengotomatisasi alur kerja mulai dari penerimaan order hingga pengiriman akhir. Hasilnya, bisnis tidak hanya lebih efisien, tetapi juga mampu memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik sekaligus menjaga daya saing di pasar yang semakin kompetitif.
Apa itu Order Management System?
Order Management System (OMS) adalah sebuah sistem yang dirancang untuk mengelola seluruh siklus hidup pesanan pelanggan, mulai dari penerimaan order, pengecekan stok, pemrosesan pembayaran, hingga pengiriman barang ke tangan konsumen. Dengan OMS, semua aktivitas terkait pesanan dapat dipantau secara terpusat, sehingga perusahaan tidak perlu lagi bergantung pada pencatatan manual yang rawan kesalahan.
Dalam praktiknya, OMS berfungsi sebagai penghubung antara berbagai bagian penting dalam bisnis, seperti tim penjualan, gudang, logistik, dan layanan pelanggan. Sistem ini memastikan bahwa setiap pesanan diproses secara akurat, stok diperbarui secara real-time, dan status pengiriman dapat dilacak oleh perusahaan maupun konsumen
Manfaat Order Management System
Kehadiran Order Management System (OMS) menjadi solusi untuk memastikan setiap pesanan diproses lebih akurat, efisien, dan transparan. Berikut manfaat dari order management system:
- Mengurangi Human Error
Semua data pesanan tercatat otomatis dalam sistem, sehingga kesalahan manual dalam pencatatan maupun input bisa diminimalkan. - Pemantauan Stok Real-Time
OMS terintegrasi dengan sistem inventori, memungkinkan perusahaan mengetahui ketersediaan barang secara akurat dan mencegah kehabisan atau kelebihan stok. - Proses Pemenuhan Pesanan Lebih Cepat
Alur kerja dari penerimaan order, pengecekan stok, hingga pengiriman berjalan lebih efisien dan terkontrol. - Transparansi bagi Pelanggan
Konsumen bisa melacak status pesanan mereka secara langsung, meningkatkan rasa percaya dan kepuasan terhadap layanan perusahaan. - Efisiensi Biaya Operasional
Dengan pengelolaan order yang rapi, perusahaan dapat menekan biaya retur akibat salah kirim, mengurangi pemborosan stok, dan mempercepat arus kas. - Respon Cepat terhadap Perubahan
OMS memungkinkan perusahaan menyesuaikan order, menangani komplain, atau melakukan pembaruan data pelanggan dengan lebih cepat. - Meningkatkan Daya Saing Bisnis
Dengan proses order yang lebih cepat, transparan, dan efisien, perusahaan lebih siap bersaing di pasar modern yang menuntut kecepatan dan akurasi.
Baca juga: 10 Software ERP Terbaik di Indonesia 2025
Cara Kerja Order Management System
Cara Kerja Order Management System (OMS) dapat dipahami sebagai alur terintegrasi yang menghubungkan seluruh proses pesanan, mulai dari pelanggan melakukan pembelian hingga produk diterima di tangan mereka. Sistem ini bekerja secara otomatis untuk memastikan setiap langkah berjalan lancar, akurat, dan efisien.
Pertama, proses dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan melalui berbagai kanal, seperti toko online, marketplace, atau bahkan penjualan offline. Data pesanan kemudian masuk ke dalam OMS dan langsung diverifikasi, termasuk pengecekan ketersediaan stok di gudang. Jika stok tersedia, sistem akan melanjutkan ke tahap pemrosesan pembayaran yang terhubung dengan gateway pembayaran.
Selanjutnya, OMS mengatur alokasi pesanan ke gudang atau lokasi distribusi terdekat, sehingga pengiriman bisa lebih cepat dan hemat biaya. Barang kemudian diproses untuk pengemasan dan pengiriman, sementara sistem secara otomatis memperbarui status pesanan agar bisa dilacak oleh pelanggan. Setelah produk diterima, OMS mencatat penyelesaian transaksi sekaligus menyimpan data untuk analisis performa penjualan dan manajemen inventori ke depannya.
Fitur Order Management System
Agar bisnis dapat mengelola pesanan dengan lebih efisien, sebuah Order Management System (OMS) dibekali dengan berbagai fitur yang dirancang untuk mendukung setiap tahap proses penjualan. Fitur-fitur ini tidak hanya membantu perusahaan menjaga akurasi dan kecepatan, tetapi juga meningkatkan pengalaman pelanggan secara menyeluruh.
- Manajemen Pesanan Terpusat
Semua pesanan dari berbagai kanal penjualan—seperti e-commerce, marketplace, maupun toko offline—dikelola dalam satu dashboard yang mudah dipantau. - Sinkronisasi Inventori Real-Time
Sistem selalu memperbarui jumlah stok secara otomatis setiap kali ada transaksi, sehingga risiko overstock maupun stockout dapat diminimalkan. - Automasi Proses Pemesanan
Mulai dari penerimaan order, verifikasi, pembayaran, hingga pengiriman, semuanya bisa diotomatisasi untuk mempercepat workflow dan mengurangi kesalahan. - Pelacakan Pengiriman
OMS memungkinkan pelanggan maupun perusahaan memantau status pengiriman barang secara real-time untuk meningkatkan transparansi layanan. - Integrasi Multi-Channel
Terhubung dengan berbagai platform penjualan (seperti Shopify, Tokopedia, Shopee, hingga POS offline), sehingga perusahaan bisa menjangkau lebih banyak pelanggan tanpa repot. - Laporan dan Analitik
OMS menyajikan data penjualan, performa produk, hingga tren pelanggan dalam bentuk laporan terperinci, membantu perusahaan membuat keputusan berbasis data. - Manajemen Retur dan Refund
Sistem menyediakan alur penanganan retur yang lebih rapi, termasuk proses penggantian barang atau pengembalian dana, agar pengalaman pelanggan tetap terjaga. - Dukungan Integrasi dengan Sistem Lain
Bisa dikoneksikan dengan ERP, CRM, software manufaktur hingga software akuntansi untuk memastikan seluruh ekosistem bisnis berjalan selaras.
Contoh Penerapan Order Management System
Contoh Penerapan Order Management System (OMS) dapat ditemukan di berbagai sektor bisnis di Indonesia, mulai dari ritel, e-commerce, hingga manufaktur. Sistem ini membantu perusahaan menyederhanakan alur pemesanan sekaligus memastikan pelanggan mendapatkan layanan yang cepat dan akurat.
Misalnya, di industri e-commerce, perusahaan seperti Tokopedia dan Shopee memanfaatkan sistem manajemen order terintegrasi untuk mengelola jutaan transaksi harian. OMS memastikan stok produk selalu terupdate secara real-time, pesanan dialokasikan ke gudang terdekat, dan status pengiriman dapat dilacak oleh konsumen. Hasilnya, proses belanja menjadi lebih lancar dan minim kesalahan.
Contoh lainnya adalah di sektor ritel, seperti Matahari Department Store, yang menghubungkan kanal penjualan offline dan online (omnichannel) melalui OMS. Dengan sistem ini, pelanggan bisa memesan barang secara online dan mengambilnya langsung di toko terdekat (click and collect), sementara perusahaan tetap bisa menjaga akurasi inventori di seluruh cabang.
Selain itu, perusahaan logistik seperti JNE juga menggunakan OMS untuk mengatur alur pemesanan jasa pengiriman. Sistem membantu mengelola order pickup, pelacakan paket, hingga integrasi dengan marketplace, sehingga mempermudah baik penjual maupun pembeli.
Baca juga: 10 Software Manufaktur Terbaik di Indonesia 2025
Kesimpulan
Order Management System (OMS) terbukti menjadi solusi penting bagi perusahaan modern untuk mengelola pesanan secara lebih efisien, transparan, dan akurat. Dengan fitur seperti sinkronisasi stok real-time, automasi proses order, hingga integrasi multi-channel, OMS membantu bisnis mengurangi kesalahan, mempercepat pengiriman, sekaligus meningkatkan kepuasan pelanggan. Penerapannya di berbagai sektor, mulai dari e-commerce hingga ritel dan logistik, menunjukkan bahwa sistem ini bukan sekadar alat operasional, tetapi strategi bisnis yang mampu memperkuat daya saing di pasar yang semakin kompetitif.
Namun, memilih Order Management System yang tepat tidaklah sederhana, terlebih jika perusahaan Anda sudah menggunakan software ERP atau sistem digital lainnya. Integrasi yang tepat sangat penting agar OMS bisa mendukung alur bisnis secara menyeluruh tanpa menimbulkan hambatan baru. Untuk itu, Anda dapat berkonsultasi dengan Review-ERP, yang akan membantu merekomendasikan solusi OMS paling sesuai dengan kebutuhan bisnis dan sistem yang sudah berjalan di perusahaan Anda. Dengan panduan yang tepat, Anda bisa memastikan OMS menjadi investasi strategis, bukan sekadar tambahan fitur.
