Cara Membuat Generic Inquiry di Acumatica

Generic Inquiry Acumatica adalah salah satu fitur paling krusial dalam sistem ERP ini karena menjadi jembatan antara data operasional dan pengambilan keputusan strategis. Melalui fitur ini, pengguna dapat menampilkan, menganalisis, dan mengekspor informasi dari berbagai modul tanpa perlu menulis kode SQL atau membuat laporan kompleks secara manual.

Dengan sifatnya yang no-code dan fleksibel, Generic Inquiry memungkinkan siapa pun, baik pengguna bisnis maupun administrator, untuk mengakses data real-time sesuai kebutuhan mereka. Inilah yang menjadikannya fondasi penting dalam ekosistem pelaporan, dashboard, hingga integrasi data di Acumatica. Lebih dari sekadar alat untuk menampilkan data, Generic Inquiry berperan sebagai pusat analisis dan transparansi dalam setiap aktivitas bisnis.

Kemampuannya untuk menarik informasi lintas modul seperti penjualan, pembelian, inventori, dan keuangan membuat perusahaan dapat memantau performa operasional secara menyeluruh. Di era bisnis modern yang menuntut kecepatan dan ketepatan data, kemampuan untuk merancang tampilan data sendiri tanpa ketergantungan pada tim IT menjadikan Generic Inquiry sebagai elemen kunci dalam menciptakan efisiensi, akurasi, dan pengambilan keputusan berbasis data di dalam Acumatica.

Apa itu Generic Inquiry?

Generic Inquiry (GI) adalah fitur bawaan Acumatica yang berfungsi untuk menampilkan dan mengelola data dari berbagai modul ERP tanpa perlu menggunakan bahasa pemrograman atau menulis query SQL secara manual. Secara sederhana, Generic Inquiry dapat dianggap sebagai “alat pencarian data tingkat lanjut” yang memungkinkan pengguna membuat tampilan data kustom sesuai kebutuhan bisnis mereka.

Fitur ini bekerja dengan cara mengambil data langsung dari tabel-tabel di database Acumatica, kemudian menampilkannya dalam format grid yang bisa difilter, diurutkan, dan diekspor ke berbagai format seperti Excel atau digunakan untuk dashboard serta integrasi OData. Karena sifatnya yang no-code dan real-time, Generic Inquiry memungkinkan pengguna non-teknis seperti staf akuntansi, logistik, atau manajer operasional untuk mendapatkan insight data secara mandiri tanpa harus menunggu bantuan developer atau administrator sistem

Manfaat Generic Inquiry Acumatica

Generic Inquiry Acumatica memiliki beragam manfaat yang menjadikannya salah satu fitur paling bernilai dalam sistem ERP ini. Secara umum, manfaat utamanya terletak pada kemampuannya menyediakan akses data yang cepat, fleksibel, dan real-time tanpa memerlukan keahlian teknis tinggi. Berikut manfaat dari generic inquiry dari Acumatica :

1. Akses Data Cepat dan Real-Time

Generic Inquiry memungkinkan pengguna menampilkan informasi langsung dari database Acumatica tanpa menunggu proses pelaporan manual. Setiap perubahan data yang terjadi di modul apa pun, seperti penjualan, pembelian, atau stok, akan langsung tercermin di hasil inquiry, memastikan keputusan selalu didasarkan pada data terbaru.

2. Fleksibilitas Tanpa Kode (No-Code Reporting)

Fitur ini dirancang agar pengguna non-teknis dapat membuat laporan sendiri tanpa menulis satu baris kode pun. Melalui antarmuka visual, pengguna dapat memilih tabel, kolom, serta filter sesuai kebutuhan, sehingga mempermudah pembuatan laporan yang dinamis dan mudah disesuaikan.

3. Transparansi dan Kolaborasi Antar Departemen

Generic Inquiry dapat menggabungkan data dari berbagai modul dalam satu tampilan terpadu. Misalnya, tim keuangan dapat melihat hubungan antara faktur penjualan, status pengiriman, dan pembayaran pelanggan tanpa harus berpindah modul. Hal ini menciptakan transparansi dan memperkuat koordinasi antar departemen.

4. Integrasi dengan Dashboard dan Analitik Eksternal

Hasil dari Generic Inquiry dapat digunakan sebagai sumber data untuk dashboard internal Acumatica atau alat analitik eksternal seperti Power BI dan Excel melalui OData Feed. Dengan demikian, perusahaan bisa memvisualisasikan data dalam bentuk grafik interaktif dan laporan KPI yang selalu diperbarui secara otomatis.

5. Efisiensi Waktu dan Pengurangan Ketergantungan pada Tim IT

Karena pengguna dapat membuat dan menyesuaikan laporan sendiri, tim IT tidak perlu lagi membuat query atau laporan khusus setiap kali ada permintaan data baru. Ini menghemat waktu, mempercepat alur kerja, dan mengurangi beban administratif pada departemen teknologi informasi.

6. Kemampuan untuk Customisasi dan Reusability

Generic Inquiry dapat disimpan, disalin, dan dimodifikasi untuk berbagai kebutuhan bisnis. Misalnya, laporan yang awalnya dibuat untuk analisis penjualan dapat disalin dan diubah sedikit untuk memantau pembelian, tanpa perlu membuatnya dari awal. Fitur ini meningkatkan produktivitas serta konsistensi data di seluruh organisasi.

7. Mendukung Pengambilan Keputusan Berbasis Data

Dengan akses cepat terhadap data terstruktur dan akurat, manajemen dapat menganalisis tren, memprediksi kebutuhan, serta mengambil keputusan strategis dengan lebih percaya diri. Generic Inquiry menjadikan data bukan sekadar arsip, melainkan alat aktif dalam perencanaan dan kontrol bisnis.

Baca juga: Cara Membuat Pivot Table di Acumatica

Komponen dan Struktur Generic Inquiry Acumatica

Penting bagi Anda untuk memahami bagaimana struktur dan komponennya bekerja. Dengan mengenal setiap bagian sejak awal, proses pembuatan laporan tidak hanya menjadi lebih mudah, tetapi juga menghasilkan tampilan data yang akurat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis sehari-hari. Berikut beberapa komponen generic inquiry pada software acumatica :

1. Tables and Relations (Tabel dan Relasi)

Setiap Generic Inquiry dimulai dengan pemilihan tabel utama dari database Acumatica. Tabel ini menjadi sumber utama data yang akan ditampilkan. Setelah itu, pengguna dapat menambahkan tabel-tabel lain yang memiliki hubungan (relations) dengan tabel utama. Misalnya, tabel ARInvoice (faktur penjualan) dapat dihubungkan dengan tabel Customer untuk menampilkan nama pelanggan, atau dengan ARAdjust untuk melihat status pembayaran. Relasi yang benar memastikan data yang ditampilkan saling terhubung dan konsisten.

2. Parameters (Parameter Input)

Parameter berfungsi sebagai input filter yang dapat diatur langsung oleh pengguna ketika menjalankan inquiry. Misalnya, pengguna dapat memilih periode tanggal, status transaksi, atau nama pelanggan tertentu sebelum data ditampilkan. Komponen ini memberikan fleksibilitas tinggi karena laporan bisa digunakan dalam berbagai konteks tanpa harus membuat GI baru untuk setiap kebutuhan.

3. Conditions (Kondisi dan Filter)

Bagian ini digunakan untuk menetapkan batasan data yang akan muncul berdasarkan logika tertentu. Misalnya, hanya menampilkan faktur dengan status Open, atau transaksi dengan total lebih dari nilai tertentu. Dengan menambahkan kondisi, pengguna dapat mempersempit cakupan data dan memastikan hasil inquiry relevan dengan tujuan analisis.

4. Sorting and Grouping (Pengurutan dan Pengelompokan)

Sorting digunakan untuk menentukan urutan tampilan data, seperti berdasarkan tanggal terbaru atau total penjualan tertinggi. Sedangkan grouping memungkinkan data dikelompokkan berdasarkan kategori tertentu, misalnya per pelanggan, wilayah, atau jenis produk. Kedua fitur ini membantu pengguna menganalisis pola dan tren dengan lebih mudah.

5. Results Grid (Hasil dan Kolom Tampilan)

Bagian ini menentukan kolom apa saja yang akan ditampilkan di layar. Pengguna dapat memilih kolom dari tabel yang digunakan, memberi nama kolom (alias), mengatur urutan tampilannya, dan menambahkan formula atau hyperlink. Hasil akhirnya akan ditampilkan dalam bentuk grid interaktif yang bisa difilter, diurutkan, atau diekspor ke Excel sesuai kebutuhan.

6. Navigation dan Actions (Navigasi dan Tindakan Lanjutan)

Generic Inquiry tidak hanya menampilkan data, tetapi juga dapat dihubungkan ke form lain di Acumatica. Misalnya, pengguna bisa menambahkan tombol atau hyperlink yang mengarah langsung ke detail transaksi tertentu di modul lain. Selain itu, GI juga bisa dikonfigurasi untuk menjalankan actions, seperti membuka layar lain, menyalin data, atau memicu proses tertentu secara otomatis.

7. Security Settings (Pengaturan Akses dan Hak Pengguna)

Keamanan data tetap menjadi prioritas dalam Acumatica. Melalui pengaturan Access Rights, administrator dapat mengontrol siapa saja yang boleh melihat, mengedit, atau mengekspor hasil inquiry. Dengan begitu, informasi sensitif hanya bisa diakses oleh pihak yang berwenang, menjaga kepatuhan dan keamanan data perusahaan.

8. Export dan Integration Options (Ekspor dan Integrasi Data)

Hasil dari Generic Inquiry dapat diekspor secara manual ke Excel atau diintegrasikan melalui OData Feed agar bisa diakses oleh aplikasi lain seperti Power BI, Tableau, atau Excel Pivot. Fitur ini menjadikan GI bukan hanya alat pelaporan internal, tetapi juga pusat integrasi data untuk analisis lanjutan di luar Acumatica.

Baca juga: 10 Software ERP Terbaik di Indonesia 2025

Cara Membuat Generic Inquiry di Acumatica

Membuat Generic Inquiry (GI) di Acumatica sebenarnya tidak sulit, terutama karena sistem ini sudah menyediakan antarmuka visual yang memudahkan pengguna tanpa perlu menulis query SQL. Namun, agar hasilnya benar-benar efektif, Anda perlu memahami langkah-langkah dasarnya serta logika hubungan antar tabel di database. Berikut panduan lengkapnya:

Langkah 1: Buka Menu Generic Inquiry

Masuk ke Acumatica, lalu buka menu System → Customization → Generic Inquiry.

Di sini Anda akan melihat daftar inquiry yang sudah ada. Untuk membuat yang baru, klik + (Add New Record) atau tombol New Inquiry. Langkah ini membuka tampilan dasar di mana Anda bisa mulai mengatur struktur laporan.

Langkah 2: Tentukan Tabel Utama (Primary Table)

Setiap GI membutuhkan tabel utama sebagai sumber data. Pilih tabel utama yang sesuai dengan tujuan laporan Anda. Misalnya:

• Untuk laporan faktur, gunakan tabel ARInvoice.
  
• Untuk daftar pelanggan, gunakan Customer.
  
• Untuk stok barang, gunakan InventoryItem.

Penentuan tabel utama sangat penting karena menjadi pondasi bagi relasi dan kolom lain di inquiry Anda.

Langkah 3: Tambahkan Relasi Antar Tabel (Relations)

Jika Anda perlu menampilkan data dari beberapa tabel (misalnya nama pelanggan dan nomor invoice), tambahkan relasi dengan menekan tab Relations.

Klik Add Row, lalu pilih tabel tambahan.

Tentukan kolom join antara tabel utama dan tabel tambahan, seperti ARInvoice.CustomerID = Customer.BAccountID. Langkah ini memastikan data yang diambil saling terhubung dengan benar.

Langkah 4: Tentukan Kolom yang Akan Ditampilkan (Results Grid)

Masuk ke tab Results Grid, lalu klik Add Row untuk memilih kolom mana saja yang ingin ditampilkan.
Kamu bisa menyesuaikan:

• Alias: untuk mengganti nama kolom agar lebih mudah dibaca.
  
• Display Name: nama kolom yang muncul di layar pengguna.
  
• Sort Order: urutan kolom pada hasil laporan.

Jika perlu, Anda juga bisa menambahkan formula atau hyperlink agar data lebih interaktif.

Langkah 5: Atur Filter dan Parameter (Conditions & Parameters)

Untuk memudahkan pencarian, tambahkan Parameter yang memungkinkan pengguna memfilter hasil berdasarkan nilai tertentu, seperti tanggal, status, atau pelanggan.

Lalu, pada tab Conditions, tambahkan kriteria yang menentukan data mana saja yang akan ditampilkan. Contohnya: hanya tampilkan invoice dengan Status = Open atau DocDate > StartDate.

Langkah 6: Atur Sorting, Grouping, dan Tampilan Akhir

Gunakan tab Sorting & Grouping untuk mengurutkan data, misalnya berdasarkan tanggal terbaru atau nama pelanggan. Pengelompokan ini membantu menampilkan data yang lebih terstruktur, terutama jika digunakan untuk analisis penjualan, stok, atau transaksi keuangan.

Langkah 7: Tambahkan Navigasi atau Actions (Opsional)

Jika Anda ingin GI lebih interaktif, Anda dapat menambahkan Navigations untuk membuka form tertentu (misalnya, klik nomor invoice untuk membuka detail faktur).

Anda juga bisa menambahkan Actions agar pengguna dapat menjalankan perintah langsung dari GI, seperti “Approve” atau “Release Document.”

Langkah 8: Simpan dan Uji Inquiry

Setelah semua konfigurasi selesai, klik Save. Kemudian tekan View Inquiry untuk melihat hasilnya.

Pastikan data muncul sesuai dengan filter dan kondisi yang kamu buat. Jika tidak sesuai, kembali ke tab terkait dan periksa relasi atau kondisi filter-nya.

Langkah 9: Publikasikan dan Gunakan

Jika inquiry sudah sesuai, kamu dapat menambahkannya ke menu utama agar mudah diakses pengguna lain. Caranya: buka tab Entry Point, klik Add Row, dan tentukan lokasi menu (misalnya di modul AR, AP, atau Inventory).

Baca juga: Memahami Widget di Acumatica ERP: Cara Membuat Dashboard yang Efektif dan Informatif

Fitur-Fitur tingkat lanjut Generic Inquiry Acumatica

Anda dapat memaksimalkan potensi Generic Inquiry Acumatica dengan memanfaatkan fitur-fitur tingkat lanjut yang dirancang untuk memperluas fungsi pelaporan dan otomatisasi data. Fitur-fitur ini tidak hanya memperkaya tampilan laporan, tetapi juga meningkatkan konektivitas, efisiensi, dan interaktivitas dalam penggunaan sistem ERP secara menyeluruh.

1. User-Defined Fields (UDF) dan Custom Fields

Fitur ini memungkinkan pengguna menambahkan kolom tambahan di luar data standar yang disediakan oleh sistem. Misalnya, perusahaan dapat membuat kolom khusus seperti “Kategori Pelanggan” atau “Tingkat Prioritas Pesanan”. Dengan memasukkan User-Defined Fields ke dalam Generic Inquiry, laporan menjadi lebih relevan dan sesuai dengan kebutuhan unik tiap bisnis.

2. Navigations dan Hyperlink ke Form Lain

Generic Inquiry bisa diatur agar setiap baris data memiliki tautan langsung ke form atau layar tertentu di Acumatica, seperti detail pelanggan, invoice, atau sales order. Hal ini mempercepat proses kerja karena pengguna tidak perlu mencari data secara manual—cukup klik satu baris untuk membuka detail transaksi yang terkait.

3. Actions (Tindakan Otomatis dalam GI)

Selain navigasi, pengguna juga dapat menambahkan action buttons di dalam Generic Inquiry untuk menjalankan perintah tertentu secara langsung. Misalnya, tombol “Approve”, “Release”, atau “Create Payment” yang langsung mengeksekusi proses bisnis tanpa perlu keluar dari layar inquiry. Fitur ini mempercepat alur kerja dan mengurangi langkah administratif berulang.

4. Editable Generic Inquiry (Pengeditan Langsung di Grid)

Dalam beberapa kasus, Acumatica memungkinkan pengguna untuk mengaktifkan mode editable pada inquiry tertentu. Artinya, data bisa diubah langsung dari tampilan GI tanpa membuka layar input aslinya. Contohnya, mengubah status, menambah keterangan, atau memperbarui tanggal jatuh tempo secara langsung. Namun, fitur ini perlu digunakan hati-hati agar tidak mengubah data penting secara tidak sengaja.

5. Security Filtering (Penyaringan Berdasarkan Hak Akses)

Generic Inquiry mendukung security filtering, yaitu pembatasan hasil data berdasarkan hak akses pengguna. Dengan cara ini, seorang staf hanya akan melihat data yang relevan dengan perannya. Misalnya, sales di cabang Jakarta hanya bisa melihat transaksi dari wilayahnya, sementara manajer bisa melihat seluruh cabang.

6. Integration via OData Feed dan External Tools

Salah satu fitur lanjutan paling populer adalah kemampuan Generic Inquiry untuk diintegrasikan dengan alat analitik eksternal seperti Power BI, Excel, atau Tableau melalui OData Feed. Setiap perubahan data di Acumatica akan otomatis tercermin di dashboard eksternal, sehingga analisis dan pelaporan berjalan real-time tanpa perlu ekspor manual.

7. Aggregation dan Formula Calculation

Generic Inquiry juga mendukung penggunaan fungsi agregasi dan rumus seperti SUM, COUNT, AVG, serta formula kustom berbasis ekspresi. Dengan kemampuan ini, pengguna dapat membuat perhitungan langsung dalam laporan, seperti total penjualan per bulan atau rata-rata nilai invoice per pelanggan, tanpa perlu pemrosesan tambahan di luar sistem.

8. Auto-Refresh dan Scheduled Inquiry Execution

Untuk data yang terus berubah, Acumatica memungkinkan inquiry disetel agar diperbarui secara otomatis (auto-refresh) atau dijalankan secara terjadwal. Misalnya, laporan stok bisa diperbarui setiap 10 menit, atau laporan penjualan harian otomatis dikirim ke email manajer setiap pagi.

9. Integration dengan Dashboards dan Automation Steps

Generic Inquiry sering menjadi sumber utama untuk widget di dashboard dan langkah-langkah otomatisasi (automation steps). Data yang diambil dari GI dapat ditampilkan dalam bentuk grafik, KPI, atau notifikasi otomatis yang muncul berdasarkan kondisi tertentu. Fitur ini membantu manajemen mendapatkan insight cepat tanpa harus membuka laporan manual.

Peran Generic Inquiry dalam Integrasi dan Automation

Generic Inquiry Acumatica tidak hanya berfungsi sebagai alat pelaporan, tetapi juga memegang peran penting dalam mendukung proses integrasi data dan otomatisasi bisnis. Fitur ini menjadi penghubung antara data internal Acumatica dengan berbagai aplikasi pihak ketiga serta sistem analitik eksternal, sehingga aliran informasi di seluruh organisasi dapat berlangsung secara efisien, konsisten, dan real-time.

• Sebagai Sumber Data untuk Integrasi (Data Feed)

Generic Inquiry berfungsi sebagai jembatan antara Acumatica dan aplikasi lain melalui OData Feed. Dengan fitur ini, data dari GI dapat diakses langsung oleh alat analisis seperti Microsoft Power BI, Tableau, atau Excel tanpa perlu ekspor manual. Setiap perubahan di database Acumatica akan otomatis diperbarui di sistem eksternal tersebut, memastikan pengguna selalu bekerja dengan data terkini.

• Dasar untuk Dashboard dan Visualisasi Bisnis

Banyak komponen visual di Acumatica, seperti dashboard KPI, grafik performa, dan laporan tren, mengambil sumber datanya dari Generic Inquiry. Artinya, GI menjadi fondasi bagi setiap visualisasi yang muncul di sistem. Dengan mengonfigurasi GI yang tepat, perusahaan dapat menampilkan indikator performa utama secara otomatis dan terupdate di layar manajemen tanpa harus membuat laporan manual setiap hari.

• Mendukung Workflow dan Automation Steps

Generic Inquiry juga dapat digunakan dalam proses otomatisasi di Acumatica. Melalui Automation Steps, pengguna dapat memicu tindakan tertentu berdasarkan hasil inquiry—misalnya, mengirim notifikasi otomatis saat stok barang di bawah batas minimum, atau menandai transaksi tertentu untuk ditinjau lebih lanjut. Kombinasi GI dan workflow ini membantu perusahaan menjaga efisiensi serta mengurangi risiko human error.

• Pusat Data untuk API dan Web Services

Ketika Acumatica terhubung dengan aplikasi eksternal melalui API, Generic Inquiry sering dijadikan titik akses utama. GI menyediakan cara yang aman dan terstruktur untuk mengekspor atau membaca data dari sistem ERP tanpa harus menulis query SQL secara langsung. Hal ini mempercepat proses integrasi dengan sistem lain seperti CRM, e-commerce, atau aplikasi logistik.

• Meningkatkan Kolaborasi Lintas Sistem

Dengan GI sebagai sumber data tunggal (single source of truth), berbagai tim—dari operasional, keuangan, hingga marketing—dapat mengakses data yang sama dari sistem yang berbeda. Misalnya, data pesanan pelanggan dari Acumatica dapat dihubungkan ke sistem CRM atau platform penjualan online tanpa inkonsistensi data. Hal ini menciptakan ekosistem bisnis yang lebih kolaboratif dan terintegrasi.

Secara keseluruhan, Generic Inquiry bukan hanya alat pelaporan, melainkan fondasi utama dalam menciptakan keterhubungan sistem dan otomatisasi cerdas di dalam Acumatica. Dengan memanfaatkan fitur ini secara optimal, perusahaan dapat membangun sistem ERP yang lebih responsif, efisien, dan siap beradaptasi dengan perubahan kebutuhan bisnis modern.

Baca juga: Cara Integrasi Acumatica dengan Aplikasi 3rd Party dan Sistem Bawaan

Kesimpulan

Generic Inquiry Acumatica merupakan salah satu fondasi terpenting dalam sistem ERP yang menjembatani antara pengelolaan data operasional dan analisis strategis. Dengan kemampuannya yang no-code, fleksibel, dan terintegrasi lintas modul, fitur ini tidak hanya membantu pengguna menampilkan data, tetapi juga memberikan kendali penuh untuk memahami dan mengoptimalkan performa bisnis secara real-time.

Melalui Generic Inquiry, setiap departemen dalam organisasi dapat mengakses informasi yang akurat, terkini, dan mudah dipersonalisasi tanpa bergantung sepenuhnya pada tim IT, menjadikannya alat vital untuk efisiensi, transparansi, dan pengambilan keputusan berbasis data.

Bagi perusahaan yang ingin memaksimalkan potensi Generic Inquiry di Acumatica, bimbingan dari pihak yang berpengalaman akan mempercepat implementasi dan menghindari konfigurasi yang keliru. Review-ERP siap membantu Anda memahami struktur data, membangun inquiry yang sesuai kebutuhan bisnis, serta mengintegrasikannya dengan dashboard dan automation di Acumatica. Dengan dukungan tim konsultan yang berpengalaman, Anda dapat memastikan penerapan Generic Inquiry berjalan efisien, akurat, dan memberikan nilai maksimal bagi perusahaan Anda.