Delivery Order: Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Delivery Order menjadi salah satu dokumen krusial yang sering luput dari perhatian, padahal keberadaannya menentukan kelancaran proses pengiriman barang dari gudang hingga sampai ke tangan pelanggan. Tanpa dokumen ini, tim logistik maupun pihak penerima berisiko kehilangan acuan yang jelas mengenai jenis, jumlah, dan kondisi barang yang seharusnya dikirim maupun diterima.

Kondisi ini semakin berisiko ketika volume pengiriman tinggi dan melibatkan banyak pihak sekaligus, mulai dari staf gudang, kurir, hingga tim penerima di lokasi tujuan, sehingga potensi kesalahan pencatatan maupun ketidaksesuaian barang menjadi jauh lebih besar tanpa adanya dokumen acuan yang terstandarisasi. Di sisi lain, keberadaan Delivery Order yang dikelola dengan baik juga menjadi bukti tertulis yang dapat digunakan sebagai dasar verifikasi apabila terjadi perselisihan terkait jumlah maupun kondisi barang saat serah terima berlangsung.

Apa Itu Delivery Order?

Delivery Order adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh pihak pengirim (biasanya gudang, distributor, atau pemasok) sebagai bukti dan instruksi bahwa sejumlah barang tertentu harus dikeluarkan dan dikirimkan kepada pihak penerima sesuai dengan pesanan yang telah disepakati. Dokumen ini umumnya memuat informasi seperti nama dan alamat pengirim maupun penerima, jenis dan jumlah barang, nomor referensi pesanan, serta tanda tangan sebagai bukti serah terima yang sah.

Secara fungsi, Delivery Order berbeda dengan invoice atau faktur, karena dokumen ini tidak memuat informasi terkait harga atau nilai transaksi, melainkan murni berfokus pada aspek fisik pengiriman barang. Dalam praktiknya, Delivery Order menjadi penghubung antara proses administrasi pemesanan dan proses operasional di lapangan, memastikan bahwa barang yang dikirim benar-benar sesuai dengan apa yang telah dipesan maupun disetujui sebelumnya.

Di banyak perusahaan, terutama yang bergerak di bidang manufaktur, distribusi, atau retail, Delivery Order juga berfungsi sebagai dasar pencatatan stok keluar dari gudang, sehingga turut berperan penting dalam menjaga akurasi data inventori secara keseluruhan.

Fungsi Delivery Order

Delivery Order memiliki beberapa fungsi utama yang membuatnya tidak dapat digantikan begitu saja oleh dokumen lain dalam proses pengiriman barang. Keberadaannya melibatkan hampir seluruh pihak yang terlibat dalam rantai distribusi, mulai dari staf gudang yang mengeluarkan barang, tim logistik yang mengantarkan, hingga pihak penerima yang harus memastikan barang yang diterima sudah sesuai. Berikut fungsi-fungsi tersebut:

• Bukti Sah Pengeluaran Barang dari Gudang
  Delivery Order menjadi dasar resmi bagi staf gudang untuk mengeluarkan barang, sehingga setiap barang yang keluar memiliki catatan dan penanggung jawab yang jelas.
  
• Instruksi Pengiriman bagi Tim Logistik
  Dokumen ini memuat detail barang, jumlah, serta tujuan pengiriman, sehingga tim logistik atau kurir memiliki acuan pasti mengenai apa yang harus dikirim dan ke mana barang tersebut harus sampai.
  
• Alat Verifikasi Saat Serah Terima
  Pada saat barang tiba di tujuan, Delivery Order digunakan sebagai alat pencocokan antara barang fisik dengan data yang tertera, sehingga meminimalkan risiko kesalahan jumlah maupun jenis barang.
  
• Dokumen Pendukung untuk Pencatatan Stok
  Setiap transaksi pengeluaran barang yang tercatat dalam Delivery Order menjadi dasar pembaruan data stok di sistem inventori, sehingga akurasi jumlah barang di gudang tetap terjaga.
  
• Bukti Hukum Apabila Terjadi Sengketa
  Jika di kemudian hari muncul perselisihan terkait jumlah, kondisi, atau waktu pengiriman barang, Delivery Order yang telah ditandatangani kedua belah pihak dapat dijadikan rujukan sebagai bukti sah.

Kelima fungsi ini menunjukkan bahwa Delivery Order bukan sekadar formalitas administratif, melainkan elemen yang saling terkait dengan proses gudang, logistik, hingga pencatatan keuangan perusahaan secara menyeluruh.

Bagaimana Alur Proses Delivery Order?

Proses Delivery Order dimulai ketika pesanan dari pelanggan telah dikonfirmasi dan siap untuk masuk ke tahap pemenuhan barang. Pada tahap ini, bagian penjualan atau admin biasanya meneruskan detail pesanan kepada gudang sebagai dasar untuk mempersiapkan barang yang akan dikirim.

Selanjutnya, staf gudang akan menyiapkan dan mengecek kesesuaian barang dengan pesanan yang diterima, mulai dari jenis, jumlah, hingga kondisi fisiknya. Setelah barang dipastikan sesuai, Delivery Order kemudian diterbitkan sebagai dokumen resmi yang menyertai barang tersebut, lengkap dengan detail penerima, alamat tujuan, serta jumlah barang yang dikirim.

Setelah dokumen ini terbit, barang beserta Delivery Order diserahkan kepada tim logistik atau kurir untuk diantarkan ke lokasi tujuan. Pada tahap pengiriman, dokumen ini berfungsi sebagai acuan utama agar barang yang dibawa benar-benar sesuai dengan yang tertera, sekaligus menjadi identitas resmi pengiriman apabila diperlukan verifikasi di tengah jalan.

Ketika barang sampai di tujuan, pihak penerima akan melakukan pengecekan fisik barang dan mencocokkannya dengan informasi yang tertera dalam Delivery Order. Apabila seluruh barang sudah sesuai, penerima akan menandatangani dokumen tersebut sebagai bukti sah bahwa serah terima telah dilakukan dengan baik.

Terakhir, salinan Delivery Order yang telah ditandatangani akan dikembalikan kepada pihak pengirim untuk diarsipkan dan digunakan sebagai dasar pembaruan data stok maupun dokumentasi internal perusahaan. Alur ini memastikan bahwa setiap tahap pengiriman barang memiliki jejak pencatatan yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.

Komponen yang Harus Ada dalam Delivery Order

Agar dapat berfungsi secara optimal sebagai dokumen resmi, Delivery Order perlu memuat sejumlah komponen penting yang memastikan seluruh informasi terkait pengiriman barang tercatat secara lengkap dan akurat. Ketidaklengkapan salah satu komponen saja berpotensi menimbulkan kesalahpahaman antara pihak pengirim dan penerima, terutama saat proses verifikasi barang dilakukan di lapangan. Berikut komponen-komponen tersebut:

1. Nomor Delivery Order
   Nomor unik yang berfungsi sebagai identitas dokumen dan memudahkan proses pelacakan maupun pencocokan dengan pesanan terkait.
   
2. Tanggal Penerbitan dan Pengiriman
   Mencantumkan kapan dokumen diterbitkan serta kapan barang dijadwalkan untuk dikirim, sebagai acuan waktu bagi seluruh pihak yang terlibat.
   
3. Identitas Pengirim dan Penerima
   Memuat nama, alamat, dan kontak dari pihak pengirim (gudang/distributor) serta pihak penerima (pelanggan/cabang tujuan) secara jelas.
   
4. Nomor Referensi Pesanan
   Menghubungkan Delivery Order dengan dokumen pesanan awal (purchase order atau sales order), sehingga memudahkan proses verifikasi silang.
   
5. Rincian Barang
   Mencakup nama barang, kode/SKU, jumlah, satuan, serta kondisi barang yang dikirim, sebagai dasar pengecekan fisik saat serah terima.
   
6. Instruksi Pengiriman Khusus
   Apabila diperlukan, dokumen ini juga dapat memuat catatan tambahan seperti penanganan khusus barang mudah pecah atau instruksi penyimpanan tertentu.
   
7. Kolom Tanda Tangan dan Stempel
   Ruang untuk tanda tangan pihak pengirim, kurir, dan penerima sebagai bukti sah bahwa proses serah terima telah dilakukan sesuai prosedur.

Kelengkapan ketujuh komponen ini menjadi faktor penentu apakah Delivery Order dapat berfungsi secara maksimal, baik sebagai alat verifikasi di lapangan maupun sebagai bukti hukum yang kuat apabila dibutuhkan di kemudian hari.

Contoh Delivery Order

Untuk memberikan gambaran yang lebih konkret, berikut contoh sederhana Delivery Order yang umum digunakan dalam praktik bisnis distribusi barang. Dokumen ini memuat identitas pengirim dan penerima, nomor referensi pesanan, rincian barang yang dikirim lengkap dengan kode, nama, jumlah, dan satuannya, serta kolom tanda tangan sebagai bukti sah serah terima.

Perhatikan bahwa setiap baris pada tabel barang memuat informasi yang spesifik dan terukur, bukan sekadar deskripsi umum. Hal ini penting agar proses verifikasi di lapangan dapat dilakukan dengan cepat dan minim kesalahan, terutama ketika jumlah item yang dikirim cukup banyak dalam satu kali pengiriman. Selain itu, kolom catatan pengiriman juga dapat dimanfaatkan untuk mencantumkan instruksi khusus, seperti penanganan barang yang mudah pecah atau memerlukan perlakuan tertentu selama proses distribusi.

Cara Membuat Delivery Order

Membuat Delivery Order yang baik tidak sekadar mengisi formulir kosong, melainkan memastikan setiap informasi yang tercantum benar-benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan oleh seluruh pihak yang terlibat. Berikut langkah-langkah yang dapat diikuti untuk membuat Delivery Order secara tepat:

1. Verifikasi Pesanan yang Akan Dikirim
   Sebelum membuat dokumen, pastikan pesanan yang akan dikirim sudah sesuai dengan data pada purchase order atau sales order, baik dari segi jenis maupun jumlah barang. Tahap ini juga menjadi kesempatan untuk memastikan bahwa stok yang tersedia di gudang benar-benar mencukupi, sehingga tidak terjadi selisih antara jumlah yang dipesan dengan jumlah yang siap dikirim.
   
2. Cantumkan Nomor Delivery Order yang Unik
   Berikan nomor identitas dokumen yang berurutan dan tidak duplikat, sehingga memudahkan pelacakan dan pengarsipan di kemudian hari. Penomoran yang konsisten, misalnya menggunakan format tahun dan bulan, juga akan sangat membantu tim administrasi ketika harus menelusuri riwayat pengiriman dalam jumlah besar.
   
3. Isi Data Pengirim dan Penerima Secara Lengkap
   Masukkan nama, alamat, serta kontak yang jelas dari kedua belah pihak agar tidak terjadi kesalahan pengiriman ke lokasi yang keliru. Jika memungkinkan, cantumkan pula nama personal in charge (PIC) di lokasi tujuan agar kurir memiliki kontak yang bisa dihubungi langsung apabila terjadi kendala saat pengiriman.
   
4. Masukkan Rincian Barang dengan Detail
   Tuliskan kode barang, nama, jumlah, dan satuan secara spesifik. Semakin detail informasi yang dicantumkan, semakin mudah proses pengecekan saat barang tiba di tujuan. Hindari penulisan yang terlalu umum atau ambigu, karena hal ini dapat memicu kesalahpahaman antara staf gudang, kurir, dan pihak penerima saat proses verifikasi berlangsung.
   
5. Tambahkan Instruksi Khusus Jika Diperlukan
   Apabila ada barang yang memerlukan penanganan khusus, seperti mudah pecah atau harus disimpan pada suhu tertentu, catatan ini sebaiknya dicantumkan secara eksplisit dalam dokumen. Instruksi yang jelas akan membantu kurir maupun tim di lokasi tujuan untuk memperlakukan barang sesuai standar yang diharapkan, sehingga risiko kerusakan selama perjalanan dapat diminimalkan.
   
6. Sediakan Kolom Tanda Tangan untuk Setiap Pihak
   Pastikan dokumen memiliki ruang tanda tangan bagi staf gudang, kurir, dan penerima barang sebagai bukti sah bahwa proses serah terima telah berlangsung sesuai prosedur. Kolom ini idealnya juga dilengkapi dengan tanggal penandatanganan, sehingga terdapat jejak waktu yang jelas untuk setiap tahap serah terima barang.
   
7. Simpan Salinan Dokumen untuk Arsip
   Setelah Delivery Order ditandatangani, simpan salinannya baik dalam bentuk fisik maupun digital sebagai bahan referensi jika sewaktu-waktu dibutuhkan untuk verifikasi atau audit. Pengarsipan yang rapi juga mempermudah proses rekonsiliasi data stok maupun penyelesaian klaim apabila di kemudian hari ditemukan ketidaksesuaian barang.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, perusahaan dapat meminimalkan risiko kesalahan administratif sekaligus memastikan proses pengiriman barang berjalan lebih rapi dan terdokumentasi dengan baik.

Perbedaan Delivery Order dengan Dokumen Lain

Dalam praktiknya, Delivery Order kerap tertukar pemahamannya dengan beberapa dokumen lain yang juga digunakan dalam proses transaksi dan pengiriman barang. Padahal, masing-masing dokumen memiliki fungsi, isi, dan tujuan penggunaan yang berbeda, bahkan sebagian di antaranya diterbitkan pada tahap yang sama sekali berbeda dalam alur transaksi. Berikut perbandingannya:

Perbedaan yang paling sering menjadi kebingungan adalah antara Delivery Order dengan Surat Jalan, karena keduanya sama-sama menyertai barang selama proses pengiriman. Meski demikian, Surat Jalan umumnya lebih berfokus pada legalitas perjalanan barang, terutama untuk keperluan pemeriksaan di jalan oleh pihak berwenang, sedangkan Delivery Order lebih menekankan pada instruksi internal dan verifikasi kesesuaian barang antara pengirim dan penerima.

Sementara itu, Purchase Order dan Sales Order berada pada tahap yang jauh lebih awal dibandingkan Delivery Order. Purchase Order diterbitkan oleh pihak pembeli sebagai permintaan resmi pembelian, sedangkan Sales Order diterbitkan oleh pihak penjual sebagai konfirmasi bahwa pesanan tersebut telah disetujui dan siap diproses. Delivery Order sendiri baru diterbitkan setelah kedua dokumen ini disepakati, sehingga dapat dikatakan bahwa Delivery Order merupakan kelanjutan operasional dari proses yang telah disetujui melalui PO dan SO.

Adapun Invoice memiliki fungsi yang sepenuhnya berbeda karena berkaitan dengan aspek finansial, bukan fisik barang maupun kesepakatan awal transaksi, sehingga penerbitannya dapat dilakukan secara terpisah dari proses pengiriman barang itu sendiri.

Tantangan Pengelolaan Delivery Order Manual

Meskipun terlihat sederhana, pengelolaan Delivery Order secara manual, baik dalam bentuk kertas maupun pencatatan terpisah menggunakan spreadsheet, kerap menimbulkan sejumlah tantangan yang berdampak pada kelancaran operasional perusahaan. Berikut beberapa tantangan yang umum dihadapi:

• Risiko Kehilangan atau Kerusakan Dokumen Fisik
  Delivery Order dalam bentuk kertas rentan hilang, sobek, atau pudar tulisannya seiring waktu, terutama jika harus disimpan dalam jangka panjang untuk keperluan audit atau verifikasi di kemudian hari.
  
• Proses Pencatatan yang Memakan Waktu
  Pengisian dokumen secara manual, mulai dari penulisan detail barang hingga penomoran dokumen, cenderung memakan waktu lebih lama dibandingkan sistem yang sudah terotomatisasi, apalagi jika volume pengiriman cukup tinggi setiap harinya.
  
• Potensi Kesalahan Input Data
  Penulisan tangan atau input manual ke spreadsheet membuka peluang terjadinya kesalahan, seperti salah mencatat jumlah barang, salah ketik nomor referensi, atau ketidaksesuaian data antara Delivery Order dengan Purchase Order maupun Sales Order.
  
• Sulitnya Melacak Riwayat Pengiriman
  Tanpa sistem pencatatan terpusat, menelusuri riwayat Delivery Order tertentu, misalnya untuk keperluan audit atau penyelesaian klaim, bisa menjadi proses yang memakan waktu karena harus mencari satu per satu dari tumpukan arsip fisik.
  
• Minimnya Sinkronisasi dengan Data Stok
  Pada sistem manual, pembaruan data stok setelah barang keluar dari gudang sering kali tidak dilakukan secara real-time, sehingga menimbulkan selisih antara catatan stok dengan kondisi aktual di lapangan.
  
• Keterbatasan Kolaborasi Antar Tim
  Ketika Delivery Order hanya tersedia dalam bentuk fisik, tim yang berada di lokasi berbeda, misalnya gudang pusat dan cabang, akan kesulitan mengakses maupun memverifikasi dokumen yang sama secara bersamaan.

Berbagai tantangan ini menjadi alasan utama mengapa semakin banyak perusahaan mulai beralih ke pengelolaan Delivery Order secara digital, yang menawarkan solusi lebih efisien dan minim risiko dibandingkan metode manual.

Manfaat Menggunakan Delivery Order Digital

Beralih dari pengelolaan manual ke sistem digital membawa sejumlah manfaat signifikan bagi perusahaan, terutama dalam hal efisiensi operasional dan akurasi data. Transformasi ini tidak hanya menyelesaikan berbagai tantangan yang muncul pada pengelolaan manual, tetapi juga membuka peluang bagi perusahaan untuk mengelola proses pengiriman barang secara lebih terstruktur dan terintegrasi dengan sistem bisnis lainnya. Berikut manfaat-manfaat yang dapat dirasakan:

• Proses Penerbitan Dokumen yang Lebih Cepat
  Delivery Order digital dapat dibuat hanya dengan beberapa klik menggunakan data yang sudah tersimpan di sistem, seperti detail pelanggan dan rincian barang, sehingga jauh lebih efisien dibandingkan pengisian manual satu per satu.
  
• Minim Risiko Kesalahan Input
  Karena sebagian besar data ditarik otomatis dari sistem, seperti nomor referensi Purchase Order atau Sales Order, risiko kesalahan input akibat human error dapat ditekan secara signifikan.
  
• Sinkronisasi Data Stok Secara Real-Time
  Setiap kali Delivery Order diterbitkan, sistem dapat secara otomatis memperbarui data stok gudang, sehingga informasi jumlah barang yang tersedia selalu mencerminkan kondisi aktual tanpa perlu pembaruan manual terpisah.
  
• Kemudahan Pelacakan dan Pencarian Dokumen
  Seluruh riwayat Delivery Order tersimpan secara terpusat dan dapat dicari berdasarkan nomor dokumen, tanggal, maupun nama pelanggan, sehingga proses audit atau penelusuran riwayat pengiriman menjadi jauh lebih cepat.
  
• Aksesibilitas dari Berbagai Lokasi
  Tim yang berada di gudang pusat, cabang, maupun kantor pusat dapat mengakses dan memverifikasi Delivery Order yang sama secara bersamaan melalui sistem, tanpa perlu mengirim dokumen fisik antar lokasi.
  
• Integrasi dengan Dokumen Lain
  Sistem digital umumnya memungkinkan Delivery Order terhubung langsung dengan Purchase Order, Sales Order, hingga Invoice, sehingga seluruh alur dokumen dalam satu transaksi dapat ditelusuri secara menyeluruh tanpa perlu mencocokkan data secara manual.
  
• Pengurangan Penggunaan Kertas
  Selain lebih ramah lingkungan, pengelolaan Delivery Order secara digital juga mengurangi biaya operasional yang biasanya dialokasikan untuk pencetakan, penyimpanan, dan pengarsipan dokumen fisik dalam jumlah besar.

Dengan berbagai manfaat tersebut, tidak mengherankan apabila semakin banyak perusahaan, mulai dari skala kecil hingga enterprise, mulai mempertimbangkan digitalisasi sebagai bagian dari strategi pengelolaan dokumen pengiriman barang mereka.

Baca juga: 12 Software ERP Distributor Terbaik di Indonesia 2026

Bagaimana ERP Membantu Mengelola Delivery Order?

Penerapan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) menjadi salah satu solusi paling efektif untuk mengatasi berbagai tantangan pengelolaan Delivery Order, karena sistem ini mengintegrasikan seluruh proses bisnis dalam satu platform terpusat. Berbeda dengan sistem digital sederhana yang hanya mengotomatisasi penerbitan dokumen, ERP menghubungkan Delivery Order dengan modul-modul lain seperti penjualan, pembelian, inventori, hingga keuangan, sehingga setiap perubahan data pada satu modul akan otomatis tercermin di modul lainnya.

Dalam praktiknya, ketika Delivery Order diterbitkan melalui sistem ERP, data stok gudang akan diperbarui secara otomatis tanpa memerlukan input manual tambahan. Hal ini memastikan bahwa jumlah barang yang tercatat di sistem selalu sesuai dengan kondisi aktual di lapangan, sekaligus mengurangi risiko selisih stok yang kerap terjadi pada pengelolaan manual maupun sistem yang tidak terintegrasi.

ERP juga memungkinkan penelusuran dokumen secara menyeluruh melalui satu alur transaksi yang saling terhubung, mulai dari Purchase Order, Sales Order, Delivery Order, hingga Invoice. Ketika terjadi ketidaksesuaian atau perlu dilakukan audit, tim terkait dapat langsung menelusuri riwayat transaksi tanpa harus mencocokkan data dari berbagai sumber yang terpisah.

Selain itu, sistem ERP umumnya dilengkapi dengan fitur notifikasi dan approval workflow, yang memungkinkan proses penerbitan Delivery Order melalui tahapan persetujuan tertentu sebelum barang benar-benar dikeluarkan dari gudang. Fitur ini membantu perusahaan menjaga kontrol internal yang lebih baik, terutama untuk transaksi dengan nilai atau volume barang yang besar.

Dengan seluruh kemampuan tersebut, ERP tidak hanya menyelesaikan permasalahan teknis seputar pengelolaan Delivery Order, tetapi juga memberikan visibilitas menyeluruh atas alur distribusi barang perusahaan secara real-time dan terintegrasi.

Optimalkan Pengelolaan Delivery Order dengan Solusi ERP

Menyusun format dan alur Delivery Order yang rapi adalah fondasi penting, namun tantangan sesungguhnya terletak pada bagaimana memastikan setiap tahapnya, mulai dari verifikasi pesanan, penerbitan dokumen, hingga proses serah terima di lapangan, berjalan secara akurat, terkoordinasi antar tim, dan terdokumentasi secara konsisten sebagai bagian dari operasional pengiriman sehari-hari.

Dengan dukungan software ERP yang dirancang untuk menjawab kompleksitas distribusi barang modern, perusahaan dapat mendeteksi potensi selisih stok maupun kesalahan pengiriman lebih awal sebelum menimbulkan kerugian yang lebih besar, meningkatkan akurasi data gudang dan logistik secara real-time, serta memastikan setiap Delivery Order dapat ditelusuri secara transparan kapan pun dibutuhkan, baik untuk keperluan audit internal maupun evaluasi kinerja operasional oleh pemangku kepentingan.

Tanpa sistem yang terintegrasi, berbagai kendala seperti pencatatan manual yang rentan kesalahan, ketidaksesuaian data antara Delivery Order dengan dokumen terkait lainnya, hingga lambatnya proses pembaruan stok akan terus menghambat kemampuan bisnis dalam mengelola pengiriman barang secara efektif. Itulah mengapa semakin banyak perusahaan yang mulai mengadopsi solusi digital seperti SAP Business One, SAP S/4HANA, dan Acumatica untuk mengelola proses Delivery Order secara lebih terpusat, berbasis data real-time, serta terintegrasi penuh dengan modul penjualan, pembelian, dan inventori.

Hubungi kami sekarang dan temukan bagaimana solusi ERP kami dapat membantu perusahaan Anda mengelola Delivery Order dengan lebih efisien, minim kesalahan, dan siap mendukung pertumbuhan operasional jangka panjang.